Privacy Statement

In dit Privacy Statement leggen wij uit hoe Pension@Work met persoonsgegevens omgaat.

1. Wanneer maken wij wijzigingen in dit Privacy Statement bekend?
Pension@Work kan dit Privacy Statement wijzigen. Over belangrijke wijzigingen informeren wij u tijdig.

2. Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn gegevens die iets over een natuurlijk persoon zeggen. Denk bijvoorbeeld aan een naam, adres of telefoonnummer, maar ook aan financiële gegevens zoals een bankrekeningnummer of inkomensgegevens. In bijlage 1 staan de categorieën van persoonsgegevens die wij mogelijk kunnen verwerken. In dit Privacy Statement leggen wij uit waarvoor we welke persoonsgegevens kunnen verwerken en op basis waarvan.

3. Wat is ‘verwerken van persoonsgegevens’?
Hieronder valt alles wat wij kunnen doen met persoonsgegevens. Bijvoorbeeld verzamelen, bekijken, analyseren, vernietigen of opslaan.

4. Hoe gaan wij om met persoonsgegevens?
Uw privacy is belangrijk voor ons. Wij houden ons aan wet- en regelgeving. Zoals bijvoorbeeld de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Nederlandse Uitvoeringswet AVG. Wij behandelen persoonsgegevens verantwoord en zorgvuldig. Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derde partijen.

5. Gaat dit Privacy Statement ook over uw persoonsgegevens?
Dit Privacy Statement gaat over persoonsgegevens van: klanten, oud-klanten, personen die interesse hebben in onze diensten en nog geen klant zijn, vertegenwoordigers van klanten of oud-klanten (bijvoorbeeld gemachtigden en curatoren) of mensen die verbonden zijn aan een bedrijf of instelling die onze klant is (bijvoorbeeld bestuurders of belanghebbenden van klanten). Waar in dit Privacy Statement wordt gesproken over persoonsgegevens van klanten, vallen hieronder ook persoonsgegevens van vertegenwoordigers van klanten of mensen die verbonden zijn aan een bedrijf of instelling die onze klant is.

6. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?
Het is voor ons heel belangrijk dat uw en onze informatie veilig is. Wij hebben daarom adequate technische en organisatorische maatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beveiligen.

7. Hoe gaan wij om met datalekken?
Bij een datalek kunnen persoonsgegevens ergens terecht komen waar ze niet behoren. Wij melden datalekken aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit doen wij niet als er voor u geen risico is. Wij informeren u ook. Dat doen we als dat nodig is met het oog op de risico’s die u zou kunnen lopen. Risico’s zijn bijvoorbeeld identiteitsdiefstal of fraude. Wij geven u dan informatie over wat er is gebeurd en wat dat voor gevolgen heeft of kan hebben. Ook vertellen we u over de maatregelen die wij hebben genomen om de eventuele nadelige gevolgen te beperken.

8. Wat kunt u aan ons vragen met betrekking tot uw persoonsgegevens?
Hieronder leest u wat u aan ons kunt vragen met betrekking tot uw persoonsgegevens. De wet bepaalt of wij aan uw vraag kunnen meewerken. U moet er daarom rekening mee houden dat wij u niet altijd kunnen helpen.

Verbetering of aanvulling van persoonsgegevens
U kunt Pension@Work vragen persoonsgegevens te verbeteren of aan te vullen als ze niet juist of niet volledig zijn.

Inzage van persoonsgegevens
U kunt Pension@Work vragen uw persoonsgegevens in te zien en daarvan een kopie te ontvangen. Ook kunt u ons vragen om informatie over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken (zoals de doeleinden van die verwerkingen en de categorieën van persoonsgegevens).

Verwijderen van persoonsgegevens
U kunt ons vragen persoonsgegevens te verwijderen. Dit kan bijvoorbeeld als de persoonsgegevens niet langer nodig zijn of als u uw toestemming voor het gebruiken van de persoonsgegevens heeft ingetrokken.

Bezwaar maken tegen de verwerking van persoonsgegevens
U kunt bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen van persoonsgegevens. Dit kan alleen als wij een verwerking baseren op de wettelijke grondslag ‘gerechtvaardigd belang’ (in het onderdeel ‘Waarvoor verwerkt Pension@Work persoonsgegevens?’ is vermeld wanneer daar sprake van is), als sprake is van directe marketing of als de persoonsgegevens worden verwerkt voor statistieken.

Beperken van de verwerking
U kunt ons vragen de verwerking van persoonsgegevens tijdelijk te pauzeren. Dit kan bijvoorbeeld als wij op uw verzoek bekijken of persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn of als wij persoonsgegevens verwerken zonder dat we dat mogen. Ook kunt u dit vragen als u bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking.

9. Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?
Pension@Work verwerkt persoonsgegevens om verschillende redenen. Hieronder is daarover meer te lezen.

Klant zijn
Tijdens de relatie met de klant verwerken wij persoonsgegevens van de klant.
-Om contact te kunnen hebben met de klant
Tijdens de relatie met de klant hebben we contact met de klant. Bijvoorbeeld per telefoon, per e-mail, sms, post, via een applicatie (app), door gebruik te maken van een chatfunctie op de website of de app, of op kantoor. Voor dat contact gebruiken we persoonlijke identificatiegegevens. Wij mogen deze persoonsgegevens verwerken voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst met onze klanten.
-Om uitvoering te geven aan de overeenkomst
We verwerken persoonsgegevens om de overeenkomst met de klant na te komen. Wij hebben persoonsgegevens bijvoorbeeld nodig om een analyse van de financiële situatie te maken en een financieel Plan op te kunnen stellen.

Wettelijke verplichtingen
Op basis van wettelijke bepalingen kunnen wij verplicht zijn op eigen initiatief of op verzoek persoonsgegevens over klanten aan een overheidsinstelling, een belasting autoriteit, een toezichthouder of justitie door te geven.

Vastleggen van telefoongesprekken met klanten
We kunnen de inhoud van telefoongesprekken met klanten vastleggen. Wij kunnen dat doen voor training en kwaliteitsdoeleinden. Wij kunnen telefoongesprekken van klanten ook vastleggen ter bescherming van ons gerechtvaardigd belang bij een dossier als een meningsverschil met een klant ontstaat.

De relatie tussen de klant en Pension@Work is of wordt beëindigd
Als de opdracht voor onze relatie is afgerond of onze relatie met de opdrachtgever wordt beëindigd, bewaren we verzamelde persoonsgegevens nog 3 jaar. Dit doen wij voor de afwikkeling van de overeenkomst en eventuele toekomstige hervatting van onze werkzaamheden en ter bescherming van haar belang om voldoende bewijs te hebben op het moment dat een meningsverschil met een klant ontstaat.

Voor promotie en marketing
Onze activiteiten op het gebied van promotie en marketing bestaan uit het werven van nieuwe klanten en het bestendigen van de relatie met bestaande klanten.

Het werven van nieuwe klanten
Wij verwerken persoonsgegevens van potentiële klanten om binnen een redelijke termijn contact op te nemen. Wij vragen op dat moment toestemming. Toestemming kan op ieder moment eenvoudig worden ingetrokken. Het intrekken van toestemming heeft geen terugwerkende kracht; de gegevensverwerking tot het moment van intrekking is rechtmatig. Persoonsgegevens kunnen wij met specifieke toestemming gebruiken om klanten bijvoorbeeld nieuwsbrieven toe te sturen.

– Het bestendigen van de relatie met bestaande klanten
Met promotie en marketing proberen we klanten te wijzen op nieuwe diensten of klanten opnieuw  van dienst te zijn. Dat doen wij bijvoorbeeld met een advertentie op sociale media. Maar dat doen we soms ook via een persoonlijke e-mail of met een telefoontje. Voor zulke marketingactiviteiten mogen wij persoonsgegevens verwerken. Een klant kan om persoonlijke redenen bezwaar maken tegen de verwerking van persoonsgegevens op basis van dit belang. In het onderdeel ‘Recht van bezwaar’ is hier meer over te lezen.

Analyses en onderzoeken
Pension@Work kan persoonsgegevens vewerken voor analyses en onderzoeken. Deze analyses en onderzoeken hebben tot doel onze producten en diensten te ontwikkelen en verbeteren en onze klanten beter van dienst te zijn.

10. Verstrekken wij persoonsgegevens aan derde partijen?
Wij kunnen uw persoonsgegevens aan derden verstrekken. Wij doen dit alleen als dit noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van de overeenkomst of omdat het onze bedrijfsprocessen efficiënter maakt. Ook schakelen wij derde partijen in die ons ondersteunen in onze bedrijfsvoering en daarom voor ons persoonsgegevens verwerken. Deze partijen heten verwerkers. Wij kiezen deze derde partij pas na zorgvuldig onderzoek. Wij eisen dat uw persoonsgegevens ook bij die derden veilig zijn. Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derde partijen.

11. Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?
Onze standaard bewaartermijn van persoonsgegevens is 3 jaar. Na het verstrijken van deze bewaartermijn worden persoonsgegevens vernietigd. U kunt ons vragen persoonsgegevens eerder te verwijderen.

12. Hebt u vragen of klachten?
Voor algemene vragen of klachten in verband met dit Privacy Statement kunt u contact opnemen met de Functionaris voor de Gegevensbescherming via administratie@pensionatwork.nl. Als u vindt dat uw rechten door Pension@Work zijn geschonden, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Ook voor andere vragen kunt u contact opnemen met Pension@Work. U bereikt ons op werkdagen van 9.00 tot 17.00 uur.
Telefoon: 026-3214465
Telefoon: 0644-554519
E-mail: info@pensionatwork.nl